Como escribir una nota de prensa y conseguir que la publiquen

Cada día surgen miles de noticias en todos los ámbitos; economía, finanzas, política, sociedad, sucesos… Cuando se produce un hecho de gran relevancia es cuando se publica una noticia que es la que nosotros vemos en los medios de comunicación.

Esta es sólo una característica del porqué se publica una noticia, existen otras condiciones, o mejor dicho, se dan ciertas condiciones para que un hecho sea publicable en un medio.

En este post es sobre lo que escribiremos, cómo identificar estos hechos y conseguir al menor coste posible una reseña en prensa.

¿Qué es una nota de prensa y qué formato tiene?

El comunicado o nota de prensa es un texto informativo breve (no más de 60 líneas) redactado con un estilo periodístico que una empresa, una organización, un particular u otro periodista envía a un medio de comunicación para que sea publicado y difundido como noticia de manera gratuita.

Esta práctica tiene su origen en las relaciones públicas y en la actividad de los primeros agentes de prensa que buscaban un espacio informativo gratuito para sus empresas en los medios de comunicación, vamos, como lo seguimos haciendo a día hoy.

El porcentaje de comunicados que se consideran publicables o aprovechables por los periodistas varía en función del medio, antes de ponerte a escribir una nota de prensa debes saber que con toda probabilidad no la publiquen.

Puedes publicar tus notas de prensa en distintos portales webs dedicados para esto, como Telegraph, Publicación Noticias Gratis o Iberian Press. No obtienen la misma relevancia que un periódico o un blog de cierto renombre pero te ayudará a aumentar tu popularidad e imagen de marca.

Esto no quiere decir que dejes de escribirla, una nota de prensa siempre es aprovechable, tanto para el blog como para páginas webs dedicadas a la publicación de notas de prensa gratuitas. Obviamente estas no tienen la misma notoriedad ni efecto pero ya tendrás una pequeña reputación online.

• Radio y televisión. Los periodistas de radio consideran que sólo son aprovechables en torno a 2/10 comunicados, mientras que los profesionales de la televisión únicamente consideran publicables un 8% de los casi 100 comunicados de prensa que reciben a diario.
• Ámbito geográfico. En cuanto al área territorial también hay algunas diferencias. Obviamente, las noticias tienen mayores probabilidades de ser publicadas en medios locales y regionales. En torno al 12% de los comunicados se publican en medios nacionales y esta cifra se duplica para medios regionales.

Criterios para la publicación de una noticia

La inmediatez. Un acontecimiento pasado no tiene interés para los medios. El horizonte temporal en el que puedes moverte para que tu comunicado esté vigente es que sea como máximo una semana desde que se ha producido el acontecimiento.

La proximidad. Cuanto más cercanos estén los hechos geográficamente del medio, más se considerará como noticiable. Un evento celebrado en Zaragoza será más sencillo que aparezca en el Heraldo de Aragón que en El Mundo.

Salirse de la norma. En periodismo suele decirse que el precio del petróleo o del pan sólo es noticia cuando cambia. Para que nuestro comunicado sea noticia de forma casi inmediata tiene que ser verdaderamente transgresor.

La novedad. Una noticia es ante todo un tema de actualidad. La información que vayamos a emitir sobre lo que queramos promocionar debe tener un componente de desconocimiento, o hacer hincapié en los aspectos que susciten la curiosidad del público.

La oportunidad. Este punto se refiere a que la noticia llegue en el momento idóneo para su publicación, y sea interesante para la audiencia del medio. De hecho, puede que un día la información que hemos enviado no sea oportuna en comparación con el resto de noticias, y tres días después sí.

La singularidad. Las noticias extravagantes y originales siempre interesan. Salirse de la norma o saber enfocar el comunicado es lo que hará que tu comunicado sea publicado o se quede en el tintero.

El conflicto. Es el criterio de noticiabilidad más fuerte, pero por el contrario el menos deseado para salir en un medio. Si buscas noticiabilidad mediante el conflicto ten cuidado ya que las redes sociales juegan un papel importante que pueden jugarle una mala pasada a tu reputación y a la economía de tu negocio.

Pasos para redactar una nota de prensa

El formato de la nota de prensa

Todas las notas de prensa tienen al menos 4 puntos comunes en cuanto a formato: el logotipo de la organización el distintivo “Nota de prensa”, la fecha al comienzo del cuerpo del comunicado y un aparatado al que se suele llamar “Para más información”.

Estos 4 puntos siempre tienen que estar en una nota de prensa para que el periodista que la visualiza vea de un vistazo que es un profesional de la comunicación quien la escribe. Puede suponer la diferencia entre su lectura y el deshecho de la nota.

El titular

En la época del clickbait tenemos que evitar titulares de este tipo, que generen una expectación para después decepcionar al lector.

El periodista es un profesional que sebe las noticias que son publicables y cuales no, ofrecer un titular engañoso para intentar aumentar las posibilidades de publicación no solo hará que excluya la nota de prensa si no que creemos reticencia a futuras comunicaciones.

¿Cómo debemos redactarlo?

• Tiene que ser corto, si son dos líneas no pasa nada pero evita incluir información no relevante
• Debe ser un resumen de la noticia o contar lo más importante.
• Sé objetivo, intenta no caer en palabras que tengan cierta carga subjetiva
• No utilices dobles sentidos, palabras que puedan dar lugar a confusión o rimas.

Como ejemplo hemos escogido un comunicado de Netflix, que hemos adaptado a un formato que enviaríamos a la prensa.

El cuerpo del comunicado

Los dos primeros párrafos están reservados para las 5W del periodismo, es decir, sobre lo que queremos informar: ¿quién?, ¿qué?, ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿por qué? De esta forma, es más fácil dotar de sentido y un orden lógico a la información.

Para conseguir un entendimiento y aprovechar la extensión del comunicado tenemos que poder extraer una idea de cada párrafo. Si no tenemos clara la idea principal es mejor volver a redactarlo para que cobre más sentido.

Por último, si el comunicado se presta a ello es adecuado personalizar mediante declaraciones y citas de personas implicadas en la información que se transmite al medio, habitualmente suele ser del director de marketing/comunicación.

Consejos al enviar notas de prensa

Estos son los criterios que seguimos en nuestra agencia de medios y comunicación, siempre rigiéndonos por la lógica e intentando facilitar el trabajo al periodista.

1. Enviar únicamente aquellos comunicados de prensa verdaderamente necesarios (siguiendo los criterios que hemos visto más arriba) y hacerlo en función del calendario.

   Nosotros distinguimos entre aquellas informaciones con un componente de actualidad que no puede demorar más de las 24 ó 48 horas la publicación del comunicado en los medios, y aquellos casos en que el factor temporal no es tan importante y puede esperar.

2. La mejor forma de enviar un comunicado (y lo que lo acompaña, como fotos, gráficos, etc.) es por correo electrónico (preferiblemente como documento adjunto). Respecto del lugar preferente para recibir los correos electrónicos, en líneas generales los periodistas se deciden por la dirección de correo de la sección y no por la personal cuando disponen de ella.

Un consejo: el título del mensaje de correo electrónico debe identificar de forma clara el motivo y contenido del correo, de esta manera se evitará confundirlo con correos spam.

3. Si la noticia es de interés para el medio, es posible que se solicite información adicional como por ejemplo unas pequeñas declaraciones para incluirlas en la noticia o una pequeña entrevista. En este caso el rigor y la exactitud en la información es lo más importante, por encima de la rapidez con que se recibe y de la cantidad de información que se aporta.
4. La mayoría de medios cuentan con su versión digital, debido a que la publicidad es una de las grandes vías de ingresos procura enfocar tu noticia de una forma llamativa. Si el periodista encuentra que la noticia contará con una alta tasa de clicks (CTR) es muy probable que la publique.

Errores que no debes cometer al escribir una nota de prensa

No escribirla con mentalidad periodística. El lenguaje que utilizas es muy importante para que el comunicado sea efectivo, si no sabes como enfocar el estilo de redacción te recomendamos que leas un par de noticias relacionadas con lo que vas a enviar y copies ciertos matices, expresiones y verbos.

Excesivo contenido publicitario. Tienes que buscar el interés del lector (y del periodista). Hoy en día cualquier empresa puede comprar un reportaje y salir en los medios así que si quieres una mención gratuita tendrás que trabajar que tu contenido sea interesante y enfocarlo al usuario.

No incluir toda la información. Nombres, fechas, cargos, detalles importantes… Dentro de las aproximadas 60 líneas del comunicado tiene que estar la información necesaria para que el periodista sepa qué es lo que ha ocurrido.

No te excedas con los antecedentes. Las noticias son noticias por su componente actual, no te explayes demasiado contando como ha surgido el acontecimiento con pelos y señales.

Como ves las notas de prensa son una forma genial de que el público y la prensa conozcan un poco más sobre tu empresa y lo que ocurre en ella. A modo de resumen os dejo esta infografía que ilustra el proceso que hemos seguido.

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